Stratégies pour travailler à distance et préserver votre culture

Chaque jour, de plus en plus de chefs d'entreprise choisissent de faire travailler leurs employés à domicile pour les protéger d'une éventuelle exposition au coronavirus. Cependant, il ne s'agit pas simplement de demander à vos employés de travailler à leur domicile comme ils le feraient dans un bureau. Il existe des mesures que vous pouvez prendre pour les aider à réussir et à s'épanouir, afin que vos employés et votre organisation puissent prospérer pendant cette période. En outre, vous devez vous assurer que la culture de votre entreprise est bien vivante lorsque les gens ne sont plus en contact direct et régulier. En tant qu'organisation mondiale virtuelle, nous souhaitons partager les conseils et les suggestions que nous avons appris au fil des ans pour vous aider, vous et/ou vos clients, à vous préparer à cette transition.

Préparer les employés à la réussite

Lors de l'aménagement de leur espace de travail à domicile, les employés auront besoin d'équipements leur permettant de travailler efficacement et sans interruption, tels que des ordinateurs portables, une connexion internet fiable, des chaises confortables et d'autres fournitures nécessaires à leur fonction. Vous pouvez décider que les employés peuvent emporter ces équipements chez eux et/ou offrir des allocations pour l'achat de tout matériel supplémentaire nécessaire.  

Même si les gens ne peuvent pas se rendre dans le bureau de l'autre ou se réunir dans la salle de conférence, cela ne signifie pas que le travail d'équipe et la collaboration doivent s'arrêter. Il existe un certain nombre d'outils qui permettent d'organiser des réunions virtuelles et des rencontres individuelles. La mise en œuvre de logiciels de conférence en ligne tels que GoToMeeting et Zoom et de systèmes de messagerie instantanée tels que Slack et Skype permet de créer des espaces de rencontre. Nombre de ces systèmes sont également utiles pour continuer à rencontrer et à travailler avec des clients et d'autres parties prenantes externes.

Cultiver la connexion

Maintenant que vous disposez d'outils pour communiquer avec vos collègues, il est important de les utiliser régulièrement pour favoriser une communication et une connexion continues. Le sentiment de solitude et d'isolement peut être un réel problème pour les employés éloignés, c'est pourquoi vous devez vous assurer que vous leur tendez régulièrement la main pour les aider à surmonter les difficultés auxquelles ils peuvent être confrontés, tant sur le plan personnel que professionnel. Il peut s'agir d'entretiens quotidiens avec des employés individuels et/ou d'une augmentation de la fréquence des réunions d'équipe et des courriels à l'échelle de l'entreprise.  

Créez du temps et de l'espace pour que les gens se connectent sur une base personnelle. Chez BVC, nous avons créé des canaux Slack pour que les employés puissent partager des informations sur leur vie en dehors du travail, des mèmes ou des vidéos amusantes, ou encore sur leurs animaux de compagnie. Vous pouvez également organiser des réunions ouvertes à tous, sans ordre du jour ni objectif précis, si ce n'est celui d'être ensemble.  

Pendant les réunions et les entretiens individuels, allumez vos webcams. Le fait de voir vos collègues favorise une meilleure connexion et une meilleure compréhension grâce au contact visuel et à la capacité de lire les expressions faciales et le langage corporel.  

Promouvoir l'équilibre

Le mythe selon lequel le fait de travailler dans un bureau rend les gens plus productifs est tout simplement faux. En fait, des études montrent que les travailleurs à distance prennent moins de pauses et travaillent plus d'heures par mois. Étant donné qu'il est facile pour les employés travaillant à domicile de faire de longues heures lorsque le travail est si accessible, il est essentiel de les aider à trouver un équilibre. 

Bien qu'il ne soit pas toujours possible pour les employés de désigner une pièce de leur maison comme bureau à domicile, il est utile de créer un espace dédié au travail qui offre au moins un peu d'intimité, surtout si d'autres membres de la famille sont présents. En outre, les espaces de travail dédiés peuvent encourager les gens à s'éloigner réellement du travail pendant les pauses et à la fin de la journée.

Les dirigeants peuvent contribuer à donner le ton en faisant attention à leurs propres habitudes de travail, par exemple en envoyant des courriels en dehors des heures de travail, ce qui peut involontairement faire passer le message que de longues heures de travail sont attendues.

Gardez votre culture vivante

Lorsque vous établissez de nouvelles politiques et procédures pour le travail à distance et les congés de maladie, que vous étudiez la manière dont des perturbateurs potentiels tels que le coronavirus peuvent avoir un impact sur votre stratégie et vos objectifs, et que vous communiquez avec vos employés et vos clients, appuyez-vous sur les valeurs fondamentales de votre entreprise.   

Le maintien de votre culture en période de changement n'est pas une initiative supplémentaire, mais plutôt la manière dont toutes vos initiatives et vos activités sont menées. Vos valeurs fondamentales sont le fondement de votre culture et reflètent qui vous êtes et ce que vous défendez. Elles permettent à chacun, quelle que soit sa place dans l'organisation, de prendre des décisions ou d'agir, même lorsque personne ne le regarde. Vos valeurs sont le ciment qui retient tout le monde et qui fait avancer le collectif plus rapidement vers la réalisation de ses objectifs et de ses rêves.